Vitaliteit binnen de WKR

Fiscaal is vitaliteit echter een belangrijk aandachtspunt binnen de WKR. Er bestaat namelijk geen aparte vrijstelling voor vitaliteit. Dat betekent dat per voorziening moet worden beoordeeld hoe deze binnen de WKR wordt behandeld en welke fiscale onderbouwing daarbij past.

In hoofdlijnen zijn er drie routes: de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, een mogelijke nihilwaardering of aanwijzing als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte. Geen van deze routes is vanzelfsprekend. Juist daarom is het belangrijk om vooraf stil te staan bij de fiscale gevolgen van vitaliteitsbeleid.

De vrijstelling voor arbovoorzieningen is vaak smaller dan gedacht

Een gerichte vrijstelling, zoals die voor arbovoorzieningen, kan aantrekkelijk zijn. Als de vrijstelling van toepassing is, hoeft over de voorziening geen loonbelasting te worden betaald: niet door de werkgever via eindheffing en niet door de werknemer via de loonstrook. Daar staat tegenover dat de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen aan strikte voorwaarden is verbonden. Daardoor is deze vrijstelling minder breed toepasbaar dan vaak wordt gedacht.

Om te kwalificeren als gerichte vrijstelling moet een arbovoorziening:

• veiligheids- of gezondheidsrisico’s bestrijden die verbonden zijn met de arbeid;
• zijn gebaseerd op actuele wetenschappelijke en vakinhoudelijke inzichten;
• passen binnen de arbeidshygiënische strategie;
• redelijkerwijs van de werkgever kunnen worden gevergd.

De voorziening moet dus gericht zijn op risico’s die voortvloeien uit het werk. Daarbij speelt ook de arbeidshygiënische strategie een rol. Die strategie gaat uit van een verplichte volgorde: eerst risico’s bij de bron aanpakken, daarna collectieve maatregelen treffen, vervolgens individuele maatregelen nemen en pas in laatste instantie persoonlijke beschermingsmiddelen inzetten. Daarnaast moet worden beoordeeld of de voorziening redelijkerwijs van de werkgever kan worden gevergd. Hierbij gaat het om economische, technische en operationele haalbaarheid.

Uit deze voorwaarden volgt dat een voorziening die vooral is gericht op algemene gezondheid of algemeen welzijn niet automatisch kwalificeert als arbovoorziening. Dat maakt de fiscale beoordeling van vitaliteitsmaatregelen in de praktijk vaak complex.

Ook de nihilwaardering is geen vrijbrief

Naast de arbovrijstelling wordt bij vitaliteitsbeleid soms gekeken naar de nihilwaardering. Een nihilwaardering betekent dat een voorziening binnen de WKR op nihil wordt gewaardeerd. Daardoor wordt er over die voorziening geen belasting geheven en wordt de vrije ruimte niet belast.

Ook dit klinkt aantrekkelijk, maar de nihilwaardering is geen algemene vrijstelling voor vitaliteit. De toepassing is gebonden aan eigen voorwaarden en hangt sterk af van de concrete feiten en omstandigheden. Bij een werkplekgerelateerde voorziening spelen de volgende vragen:

• Wordt de voorziening geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt?
• Is het aanbieden van de voorziening redelijk?
• Is het gebruikelijk om de voorziening ook buiten de werkplek te gebruiken of te verbruiken?

Daarnaast is relevant of de voorziening in algemene zin samenhangt met de bedrijfsvoering van de werkgever en naar maatschappelijke opvattingen niet als loon wordt ervaren. Ook moet sprake zijn van een beperkt privévoordeel. De werkgever biedt de voorziening aan; de persoonlijke keuze van de werknemer is daarbij niet leidend.

Deze voorwaarden zijn niet eenvoudig generiek toe te passen, zeker niet bij voorzieningen die onder de brede noemer vitaliteit vallen. Een nihilwaardering kan daarom niet zonder meer worden gezien als eenvoudige uitweg wanneer de arbovrijstelling niet van toepassing is.

Aanwijzen als eindheffingsloon kan de kosten verhogen

Een derde route is het aanwijzen van een vitaliteitsvoorziening als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte. Deze route kent minder inhoudelijke voorwaarden dan de arbovrijstelling of nihilwaardering. Wel moet de aanwijzing gebruikelijk zijn.

In de praktijk wordt vaak gekeken naar de doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per kalenderjaar. Blijft het totaal van de aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen daarbinnen, dan beschouwt de Belastingdienst de aanwijzing als gebruikelijk. Bij hogere bedragen moet de gebruikelijkheid onderbouwd worden.

De vrije ruimte is echter beperkt tot een percentage van de fiscale loonsom. Als de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever over het meerdere eindheffing verschuldigd. Daardoor kan een goedbedoelde vitaliteitsvoorziening uiteindelijk duurder uitpakken dan vooraf gedacht.

Bewustwording: denk vooraf na over de fiscale route

Vitaliteit is voor organisaties een belangrijk thema. Binnen de WKR is het echter geen eenvoudige of zelfstandige categorie. De arbovrijstelling is aan strikte voorwaarden verbonden, de nihilwaardering biedt geen algemene oplossing en de vrije ruimte is beperkt.

Het aanbieden van vitaliteitsvoorzieningen vraagt daarom om fiscale bewustwording aan de voorkant. Vitaliteit is mogelijk, maar binnen de WKR niet vanzelfsprekend onbelast. Wie pas achteraf naar de WKR kijkt, loopt het risico dat een goedbedoeld vitaliteitsinitiatief alsnog ten laste komt van de vrije ruimte of als belast loon moet worden behandeld. Dat kan zorgen voor onverwachte kosten.

Kortom: vitaliteit kan, maar vraagt fiscale aandacht vooraf.

Meer praktijk­ge­richte voorbeelden en uitleg over de WKR?

Tijdens de training Hoe werkt de werkkosten­re­ge­ling (WKR) en hoe pas ik die toe? leer je hoe de werkkostenregeling werkt en hoe je deze correct toepast in de dagelijkse praktijk. We behandelen veelvoorkomende vergoedingen en verstrekkingen en werken met herkenbare casussen, zodat je direct weet hoe je fouten en naheffingen voorkomt.