3 manieren waarop AI leidinggevenden kan helpen bij de voorbereiding van een lastig gesprek

Lastige gesprekken horen bij leiding geven: feedback delen, grenzen stellen, functioneren bespreken of reageren op ongewenst gedrag. Er zijn allerlei situaties te bedenken. Veel leidinggevenden ervaren deze gesprekken als spannend of ingewikkeld. En beginnende leidinggevenden al helemáál. 

Het kost tijd om woorden goed te kiezen, scenario’s door te denken en helder voor ogen te krijgen met welk concreet doel je het gesprek in gaat. AI kan hierbij een rol spelen. Niet om het gesprek over te nemen natuurlijk, maar om je als leidinggevende te ondersteunen in de voorbereiding. Dat kan op verschillende manieren, afhankelijk van welke hulpvraag je hebt. 

Hieronder vind je drie voorbeelden van hoe AI jou als leidinggevende kan helpen in de voorbereiding van een moeilijk gesprek. 

1. De sparringpartner 

In deze rol helpt AI de leidinggevende om gedachten te ordenen, scenario’s te verkennen en te analyseren wat er speelt. De chatbot denkt mee, stelt vragen en helpt het probleem vanuit meerdere invalshoeken te bekijken. 

AI-prompt: “Ik moet een gesprek voeren met een medewerker die [benoem kort de situatie]. Help me de situatie stap voor stap te analyseren. Stel me gerichte vragen over het doel van dit gesprek, de context, mijn verwachtingen, eerdere gesprekken, mogelijke oorzaken en de impact op het team. Denk neutraal en zonder aannames mee, en help me met verschillende scenario’s en gesprekshoeken te verkennen voordat ik bepaal hoe ik het gesprek aanpak.” 

Tip! Heb je binnen de organisatie/afdeling duidelijke en voor medewerkers bekende kernwaarden? Dan kun je de prompt aanscherpen door de kernwaarden van de organisatie te benoemen en aangeven dat deze als ‘kapstok’ voor het gesprek moeten dienen. Zo helpt de AI-chat je een gesprek te voeren dat ook binnen de waarden van de afdeling past. 

2. De gesprekscoach 

Sommige leidinggevenden weten wat ze willen zeggen, maar zoeken naar de juiste structuur of formulering. AI kan dan helpen met een gespreksopbouw, centrale boodschap en empathische formuleringen.  

AI-prompt: “Help me een duidelijke en transparante gespreksstructuur te maken voor een functioneringsgesprek. Geef een helder stappenplan met een logische opbouw (opening, kern, afspraken, afsluiting). Formuleer bij elke stap voorbeeldzinnen in neutrale, niet-oordelende taal. Geef daarnaast tips om het gesprek verbindend, constructief en toekomstgericht te houden. Controleer of de formuleringen helder, concreet en meetbaar zijn voor een leidinggevende.” 

Tip! Ben jij je als leidinggevende bewust van je gespreksstijl en je eigen valkuilen? Beschrijf die dan in de prompt, en vraag of de AI-chat dit meeneemt het genereren van de tips. Hoe meer specifieke informatie je aan AI voedt, hoe beter de output.    

3. De rollenspelpartner 

AI kan in de rol van de medewerker kruipen. Dit helpt je als leidinggevende om te oefenen met hoe een medewerker mogelijk reageert en daar passend op te antwoorden.  

AI-prompt: “Speel de rol van een medewerker in een oefengesprek. Ik begin zo met de eerste zin. Reageer realistisch, professioneel en op een manier die past bij iemand die [noem emotie of karaktereigenschap] is. Houd je antwoorden kort en natuurlijk (max. 3 zinnen). 

Na jouw reactie geef je drie opties voor hoe ik als leidinggevende kan reageren: één verbindend, één direct en één de-escalerend. Houd het gesprek stap voor stap, zonder eigen aannames over feiten. Gebruik alleen algemeen menselijk gedrag en geen persoonsgegevens.” 

Tip! Heeft deze medewerker wel eens een DISC-test, Insights training of andere workshop gedaan waarin hij meer heeft geleerd over zijn eigen gedrag en communicatievoorkeur (zoals rood – geel – blauw – groen)? Geef dit dan mee bij de prompt. Zo kan AI de mogelijke reactie van de medewerker nog beter voorspellen.