De leasefiets in de lift - Paul weet het

De meeste organisaties hebben voor medewerkers een fietsregeling: je koopt via je werkgever een fiets. Je betaalt de fiets van je brutoloon, waardoor je minder belasting betaalt. Fiscaal voordeel voor de werknemer, geen nadeel voor de werkgever. Hoewel, een beetje. Het belastingvoordeel wordt namelijk gefinancierd uit de vrije ruimte van de WKR. Die kun je dus niet meer aan andere mooie dingen besteden.

Een nadeel voor de medewerker is dat je de fiets in één keer afrekent. Bij klassieke fietsen is dat niet zo’n probleem, maar sinds de e-bike is dat een ander verhaal. De afgelopen tien jaar werd een fiets gemiddeld € 1.000,- duurder, een groei van 120%. Dat heeft maar één oorzaak: de enorme populariteit van de elektrische fiets. En doordat deze fietsen zoveel duurder zijn geworden, zit de leasefiets in de lift.

Weet je nog? ‘De fiets met iets’

Lezers van mijn leeftijd herinneren zich de Spartamet nog wel, in 1986 geïntroduceerd als ‘de fiets met iets’. Er zat een hulpmotortje op dat je met een koord moest starten. Het geheel zag er wat onbeholpen uit. Wat Buckler was voor bier na de beruchte roast van Youp van ’t Hek, was de Spartamet voor de fiets: leuk bedacht, maar je wilde er niet mee gezien worden. Tenminste, dat vond ik.

Inmiddels is dat wel anders. Er worden tegenwoordig evenveel elektrische fietsen verkocht als gewone exemplaren. En dat heeft ook gevolgen voor de zakelijke fietsregeling.

Waarom leasen? We hebben toch al een fietsregeling?!

De oude fietsregeling kan inderdaad ook gebruikt worden voor de aanschaf van een elektrische fiets. Alleen… het in één keer afrekenen van de aanschafprijs is tegenwoordig best wel een barrière. Bovendien wordt in veel fietsregelingen het aanschafbedrag gemaximeerd tot een paar honderd euro om de vrije ruimte te sparen. En precies dat maakt de leasefietsregeling zo populair.

In de praktijk wordt de leaseovereenkomst gesloten tussen een leasefietsaanbieder en de werkgever. De werkgever zorgt voor inhouding van het maandelijkse leasebedrag en de bijtelling. Maar verder is de werkgever geen partij. De leaseregeling heeft ook geen invloed op de vrije ruimte. De werkgever moet er alleen aan willen meewerken om het maandelijkse leasebedrag en de bijtelling van het brutoloon in te houden. Verder regelt de leasemaatschappij de rest. Daarom bieden steeds meer organisaties beide varianten aan (zowel een klassieke fietsregeling als een leasefietsregeling).

Wat is nu die leaseregeling?

Als je een fiets least, word je geen eigenaar van de fiets. Je betaalt een maandelijks leasebedrag en je betaalt 7% bijtelling. Dit levert de medewerker twee voordelen op:

1. De leasekosten (maar ook de verzekering) mogen worden betaald van het bruto salaris. Dat geeft een fiscaal voordeel. Overdrijf dat niet, want de leasebedragen kunnen pittig zijn.
2. Aan het eind van de leaseperiode (meestal drie jaar) kan de medewerker de fiets kopen voor een interessant bedrag. Meestal ligt dat rond 20% van de nieuwprijs.

Zijn er dan helemaal geen nadelen?

Jawel. Wijs de medewerker zeker hierop:

• Je zit vast aan het contract tijdens de looptijd. Wil je er vanaf? Dat kan vaak wel, alleen kost je dat geld.
• Je brutoloon daalt tijdens de looptijd van het contract. Bij arbeidsongeschiktheid heeft dit invloed op een eventuele uitkering.
• Op de dagen dat de medewerker met de leasefiets naar het werk reist, krijgt hij geen reiskostenvergoeding voor woon- werkverkeer. Ook vervalt de mogelijkheid voor uitruil van de vergoeding voor woon-werkverkeer.
• Als je de fiets na afloop niet overneemt en je werkgever ook niet bijdraagt, kun je jezelf afvragen of een leasefiets wel zo voordelig is. De leasebedragen zijn namelijk behoorlijk hoog (vaak rond de € 100,- tot € 120,- per maand).

We zien bij klanten van RAP de laatste 2 jaar een flinke stijging van het aantal fietsleaseregelingen. Die heb ik bekeken, en ik kom tot de volgende tips:

• Er zijn bedrijven die een groot deel van de administratieve afhandeling uit handen kunnen nemen. Leg met de medewerker vast dat deze akkoord is om persoonlijke gegevens te delen met leasefietsverstrekker.
• Leasefietsbedrijven sluiten het liefst leasecontracten met de werkgever, in plaats van de medewerker. Het voordeel voor de medewerker is dat deze geen BKR-registratie krijgt. Maar jij als werkgever doet er verstandig aan om (ontbindings-)voorwaarden met de medewerker goed op papier te zetten.
• De contractduur is meestal 36 maanden. Spreek voor de zekerheid af dat alleen medewerkers in vaste dienst kunnen deelnemen. Dit hoeft natuurlijk niet.
• Zet in een regeling wat er gebeurt als de medewerker tijdens de looptijd van het contract het contract wil beëindigen of uit dienst gaat. Laat de medewerker meedelen in de risico’s.
• Sommige werkgevers stimuleren gebruik van de leaseregeling door een maandelijkse werkgeversbijdrage. Wij zien bedragen tussen bruto € 15 tot € 30 om de regeling extra aantrekkelijk te maken en om de medewerker te bewegen op een groene manier naar het werk te reizen. Maar lang niet alle organisaties doen dit.
• Zolang de medewerker niet langdurig ziek wordt is er niets aan de hand. Maar er kunnen fiscale gevolgen zijn bij ziekte (uitkering, pensioen, sociale verzekeringen). Leg vast dat die voor rekening van de medewerker komen. Dat voorkomt nare discussies achteraf.
• Als een medewerker door gebruik te maken van de leaseregeling onder het minimumloon komt, dan moet je deelname weigeren.
• Voor de dagen dat de medewerker op de leasefiets naar zijn werk komt, moet de eventuele reiskostenvergoeding woon-werkverkeer aangepast worden. Daar kom je fiscaal niet onderuit.
• We zien dat de meeste leaseregelingen een maximum leasebedrag instellen. Die ligt tussen de € 3.700,- en € 5.000,-.
• Sommige regelingen bevatten een bepaling dat, het uitgangspunt dat de medewerker de fiets alleen zakelijk mag gebruiken (om onder de bijtelling uit te komen), niet wordt erkend. De Belastingdienst werkt hier namelijk niet aan mee.

Gebruik je RAP en heb je vragen over de leasefiets? Neem contact op met onze experts via de juridische helpdesk. Zij staan je graag te woord! Ben je nog geen klant, maar wil je meer weten over RAP? Lees wat RAP voor jou kan betekenen.